1. Onze rol: verwerker en verwerkingsverantwoordelijke

Absoluta verwerkt persoonsgegevens in verschillende rollen.

Wanneer een zakelijke klant persoonsgegevens aan Absoluta verstrekt voor het uitvoeren van een bestelling, handelt Absoluta in beginsel als verwerker. De klant bepaalt dan het doel van de verwerking, bijvoorbeeld het bestellen van catering of foodproducten voor medewerkers, gasten of relaties. Absoluta verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant en voor zover nodig om de bestelling uit te voeren.

Voor bepaalde eigen bedrijfsprocessen is Absoluta zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt bijvoorbeeld voor de verwerking van contactgegevens van klanten, prospects en leveranciers, accountbeheer, contractbeheer, facturatie, administratie, beveiliging, support en relatiebeheer. 

 

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van:

• contactpersonen bij klanten, prospects en leveranciers;
• gebruikers en beheerders van het Absoluta-platform;
  bestellers binnen klantorganisaties;
• medewerkers, gasten of relaties voor wie een bestelling wordt geplaatst;
• personen die contact met ons opnemen.

 

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij onder meer:

• naam;
• zakelijk e-mailadres;
• telefoonnummer;
• organisatie,
• account- en inloggegevens;
• factuur- en aflevergegevens;
• bestelgegevens;
• bezorglocatie, datum en tijdstip van levering;
• communicatie met onze klantenservice;
• betaal- en factuurinformatie;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat en gebruik van onze website of het platform.

Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een bestelling, kunnen ook dieetwensen, allergieën of voedselvoorkeuren worden verwerkt. Wij verwerken deze gegevens alleen voor zover dat nodig is om de bestelling correct en veilig uit te voeren.

 

4. Verwerkingen namens onze klanten

Wanneer een klant persoonsgegevens aan Absoluta verstrekt voor de uitvoering van een bestelling, verwerken wij deze gegevens namens die klant.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om namen, aflevergegevens, aantallen deelnemers, dieetwensen, allergieën of andere informatie die nodig is om een bestelling goed uit te voeren.

Wij gebruiken deze gegevens niet voor eigen doeleinden. Wij verwerken deze gegevens alleen volgens de afspraken met de klant en voor zover nodig voor:

• het verwerken van de bestelling;
• het doorgeven van noodzakelijke informatie aan de betrokken leverancier;
• het plannen en uitvoeren van levering;
• het afhandelen van wijzigingen, vragen of klachten;
• het voldoen aan afspraken die wij met de klant hebben gemaakt.

Met klanten maken wij waar nodig afspraken over de verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.

 

5. Verwerkingen waarvoor Absoluta zelf verantwoordelijk is

Voor sommige persoonsgegevens bepaalt Absoluta zelf het doel en de middelen van de verwerking. In die gevallen is Absoluta verwerkingsverantwoordelijke.

Dit geldt bijvoorbeeld voor persoonsgegevens die wij gebruiken voor:

• het beheren van klant- en leveranciersrelaties;
• het aanmaken en beheren van zakelijke accounts;
• het beantwoorden van vragen;
• het opstellen en uitvoeren van overeenkomsten;
• facturatie en administratie;
• debiteurenbeheer;
• beveiliging van onze website, systemen en platform;
• verbetering van onze dienstverlening;
• zakelijke communicatie over onze diensten;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

 

6. Grondslagen voor verwerking

Wanneer Absoluta zelf verwerkingsverantwoordelijke is, verwerken wij persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op:

• uitvoering van een overeenkomst;
• wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigd belang;
• toestemming, wanneer toestemming wettelijk vereist is.

Wanneer Absoluta als verwerker handelt, vindt de verwerking plaats in opdracht van de klant. De klant is dan verantwoordelijk voor de grondslag van de verwerking.

 

7. Dieetwensen en allergieën

Bij foodbestellingen kan het noodzakelijk zijn om dieetwensen, allergieën of voedselvoorkeuren te verwerken. Deze gegevens kunnen privacygevoelig zijn. Daarom verwerken wij deze gegevens zorgvuldig en alleen wanneer dat nodig is voor een correcte en veilige uitvoering van de bestelling.

Wij vragen niet meer informatie dan noodzakelijk. Waar mogelijk verwerken wij deze informatie zonder onnodige aanvullende persoonsgegevens.

Dieetwensen, allergieën en voedselvoorkeuren worden alleen gedeeld met de leverancier die de bestelling verzorgt, en alleen voor zover dat nodig is om de bestelling uit te voeren.

 

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wanneer dit met de klant is afgesproken of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• leveranciers die bestellingen bereiden, leveren of uitvoeren;
• bezorg- en transportpartijen;
• betaal-, facturatie- en administratiedienstverleners;
• IT-, hosting- en softwareleveranciers;
• adviseurs of bevoegde instanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Wanneer deze partijen namens Absoluta persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van gegevens. Wanneer wij persoonsgegevens namens een klant verwerken, schakelen wij subverwerkers alleen in voor zover dat past binnen de afspraken met de klant. Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

 

9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen in overeenstemming met de AVG.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Voor gegevens die wij namens klanten verwerken, volgen wij de afspraken met de klant. Voor gegevens waarvoor Absoluta zelf verantwoordelijk is, hanteren wij onder meer de volgende uitgangspunten:

• account- en klantgegevens bewaren wij zolang het account actief is of zolang dit nodig is voor onze dienstverlening;
• bestelgegevens bewaren wij zolang dit nodig is voor orderafhandeling, klantenservice, klachtenafhandeling en administratie;
• factuur- en administratiegegevens bewaren wij zolang dit wettelijk verplicht is; dieetwensen, allergieën en voedselvoorkeuren bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering en afhandeling van de betreffende bestelling;
• communicatiegegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor opvolging, dienstverlening of relatiebeheer.

 

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.

Alleen personen en partijen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang tot persoonsgegevens. Zij zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.

Hoewel wij zorgvuldig omgaan met beveiliging, kan geen enkele overdracht van gegevens via internet volledig risicovrij worden gegarandeerd.

 

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website en ons platform kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Wij gebruiken functionele cookies om de website en het platform goed te laten werken. Daarnaast kunnen wij analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en dienstverlening.

Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming. Meer informatie hierover kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring.

 

13. Rechten van betrokkenen

Onder de AVG hebben betrokkenen verschillende rechten, zoals het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens.

Wanneer Absoluta persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens een klant, loopt de uitoefening van deze rechten in beginsel via de betreffende klant. Absoluta ondersteunt de klant waar nodig bij de behandeling van zulke verzoeken.

Wanneer Absoluta zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kun je een verzoek sturen naar:

info@absoluta.nl. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, wetgeving of verwerking van persoonsgegevens verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

 

Laatst bijgewerkt: 7 september 2026